Traduire sans coller de données sensibles : la règle

Avant de coller un texte dans un outil de traduction ou un assistant, posez-vous une question simple : ce texte contient-il des informations sur une personne, un secret d'affaires ou un engagement qui ne doit pas sortir de l'entreprise ? Si oui, retirez-les ou ne collez pas le texte. La CNIL recommande de ne jamais partager d'informations confidentielles, telles que des données personnelles, lorsqu'on utilise un service grand public. Cette règle vaut pour la traduction comme pour la rédaction.

Cette page donne la liste de ce qu'on retire, une méthode d'anonymisation, et des prompts pour traduire sans données.

Ce qu'on ne colle pas

• Les données personnelles. Noms, prénoms, adresses, courriels, téléphones, numéros de sécurité sociale, numéros de compte, photos. Les CV et les dossiers RH entrent dans cette catégorie.
• Les données de vos clients et de vos salariés. La CNIL cite ces données comme exemples de données personnelles à éviter autant que possible dans un système d'IA générative.
• Les secrets d'affaires. Tarifs négociés, marges, offres non publiées, stratégie commerciale, plans techniques. La CNIL mentionne le secret industriel et commercial parmi les informations à ne pas saisir selon le mode de déploiement.
• Les contrats en cours de négociation. Ils contiennent souvent des noms, des montants et des clauses confidentielles.
• Les données de santé, les données financières et les données de mineurs. Même partiels, ces éléments exigent des précautions plus strictes que les autres. Ne les collez pas dans un outil de traduction grand public.

La méthode : remplacer avant de coller

1. Remplacer les noms par des repères : « Personne A », « Société B », « Client 1 ».
2. Remplacer les chiffres sensibles par des crochets : « [MONTANT 1] », « [DATE 1] ».
3. Retirer les adresses, numéros et coordonnées ; garder les formules et la structure.
4. Relire le texte anonymisé pour repérer ce qui reste identifiable : un événement unique, une combinaison de date, de lieu et de fonction.
5. Garder la table de correspondance dans un document interne, jamais dans l'outil.
6. Réintégrer les noms après traduction, à la main, dans le document final.

Prompt 1 : anonymiser avant traduction

Quand l'utiliser : avant de coller un texte qui contient des noms, des montants ou des dates.

Anonymise ce texte avant traduction. Remplace : les noms de personnes par « Personne A », « Personne B » ; les noms de sociétés par « Société A » ; les adresses et coordonnées par « [ADRESSE] » ou « [TÉLÉPHONE] » ; les montants par « [MONTANT 1] », « [MONTANT 2] » (même repère pour un même montant) ; les dates par « [DATE 1] ». Ne change rien d'autre.
Présente ensuite la liste des remplacements dans un tableau à deux colonnes : élément d'origine / repère. Signale tout passage qui pourrait encore identifier une personne.

<texte>
[coller le texte]
</texte>

Le tableau de correspondance reste chez vous. Il ne doit pas être collé dans l'outil.

Prompt 2 : traduire le texte anonymisé

Quand l'utiliser : après l'anonymisation, pour une traduction qui garde les repères.

Traduis ce texte de [français] vers [langue cible]. Les repères entre crochets (« Personne A », « [MONTANT 1] », « [DATE 1] ») doivent rester identiques, sans être traduits ni modifiés. N'essaie pas de deviner les éléments remplacés. Présente la traduction, puis la liste des repères que tu as conservés.

<texte>
[coller le texte anonymisé]
</texte>

Prompt 3 : repérer ce qui reste sensible

Quand l'utiliser : avant tout collage dans un outil, en plus de votre propre relecture.

Lis ce texte et liste les passages qui pourraient révéler une information personnelle, un secret d'affaires ou un engagement confidentiel : nom, fonction combinée à une date, montant, adresse, détail unique. Présente un tableau : passage / type d'information / proposition de remplacement. Ne traduis rien.

<texte>
[coller le texte]
</texte>

Exemple concret

Une société de Bayonne veut faire traduire pour un partenaire espagnol un compte rendu de réunion. Le compte rendu contient le nom du directeur financier, un montant de remise négociée et une date de signature.

Le gérant utilise le prompt 1 : « M. [nom] » devient « Personne A », « 12 % de remise » devient « [MONTANT 1] », « 14/11/2026 » devient « [DATE 1] ». Il garde le tableau de correspondance dans son dossier. Le prompt 2 traduit le texte. Le gérant réintègre à la main le nom, la remise et la date dans la version espagnole, puis relit le tout avec la personne qui suit le dossier côté espagnol.

Le texte traduit ne contient donc aucune donnée qui a quitté l'entreprise. Le risque restant est celui d'une erreur de réintégration : c'est pour cette raison que la relecture finale reste obligatoire.

À vérifier

• Les conditions d'utilisation de l'outil ont été lues, en particulier sur la conservation des textes.
• Le texte anonymisé ne permet pas de reconnaître une personne par son contenu.
• Les repères ont été réintégrés à la main dans le document final.
• Le tableau de correspondance n'a jamais été collé dans un outil.

Ce que disent les outils

La page d'aide Google Translate sur la traduction indique que la traduction automatique peut contenir des erreurs ; elle ne traite pas de la confidentialité. Vérifiez donc, séparément, la politique de l'outil que vous utilisez, et choisissez un outil professionnel si le texte est confidentiel.

Pour la traduction d'un contrat, voir la page traduction de contrat et traducteur agréé. Pour les CV et les offres, voir traduire un CV ou une lettre.

ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.