Traduire un mail pro en anglais : prompt et relecture

Pour traduire un mail professionnel français en anglais, donnez à l'assistant le texte, le destinataire, le niveau de formalité voulu, puis demandez une retraduction en français pour contrôler le sens. Le résultat est un brouillon : c'est vous qui envoyez, donc c'est vous qui relisez chaque date, chaque montant et chaque engagement.

Ici, le mail existe déjà en français. Si vous partez de vos idées pour écrire un mail en anglais, la page du site mails traite ce cas. Cette page-ci sert à garder le registre d'un texte déjà rédigé.

Ce qu'il faut fixer avant de traduire

Trois éléments changent la traduction. Notez-les en tête de votre demande.

• Le pays et la variante. Anglais britannique ou américain : « organise » ou « organize », « mois » ou « month » ne se traduisent pas de la même façon dans les formats de date et de monnaie.
• Le registre. Formel pour un client que vous ne connaissez pas, neutre pour un fournisseur, plus simple pour un partenaire avec qui vous travaillez depuis longtemps.
• Les éléments à ne pas toucher. Noms de sociétés, références de devis, numéros de commande, montants, dates et délais doivent rester identiques dans le texte source et dans la traduction.

Prompt 1 : traduire avec le registre voulu

Tu es traducteur professionnel français vers [anglais britannique / anglais américain]. Traduis le mail ci-dessous pour [fonction du destinataire, entreprise, pays].

Registre : [formel / neutre / cordial]. Phrases courtes, pas d'expression familière, pas d'idiome.
Ne modifie aucun chiffre, aucune date, aucune référence, aucun nom propre. Ne rajoute aucun engagement, délai ou formule de politesse qui ne figure pas dans le texte.
Si une tournure française n'a pas d'équivalent direct, propose la formulation la plus naturelle et signale-la entre crochets.

<mail>
[coller le mail en français, sans signature ni coordonnées]
</mail>

Présente le mail traduit, puis une liste des formules qui demandent un choix de registre, avec une ligne d'explication par formule.

Prompt 2 : retraduction de contrôle

Quand l'utiliser : juste après la traduction, avant toute relecture humaine.

Voici un mail en [anglais] que j'ai reçu d'un traducteur. Traduis-le en français, phrase par phrase, sans l'améliorer. Ensuite, signale les endroits où le sens du français retraduit diffère de mon texte d'origine :

<texte_original>
[coller le mail en français]
</texte_original>

<texte_anglais>
[coller la traduction]
</texte_anglais>

Présente un tableau à trois colonnes : phrase d'origine / retraduction / écart constaté (aucun, léger, important).

Prompt 3 : relire la version anglaise comme un destinataire

Lis ce mail comme le ferait [un acheteur anglophone qui ne connaît pas notre entreprise]. Dis-moi :
1. ce qu'il attend après la première ligne ;
2. les trois passages qui peuvent le surprendre (phrase exacte entre guillemets) ;
3. la question qu'il nous poserait en premier.
Ne réécris pas le mail. Réponds en 150 mots au plus.

<mail>
[coller la version anglaise]
</mail>

Exemple concret

Mail d'origine, en français : « Pouvez-vous me confirmer la date de livraison de la commande [numéro] ? Nous avons besoin des palettes avant le [date]. »

Traduction au registre neutre, anglais britannique : « Could you please confirm the delivery date for order [number]? We need the pallets before [date]. »

Ce que la relecture doit vérifier : « Could you please » reste une formule de courtoisie sans excès. Le numéro de commande et la date sont à l'identique. Si le texte d'origine dit « avant le 12/03 », l'anglais doit écrire la date sans ambiguïté, par exemple « before 12 March 2027 », car « 03/12 » se lit différemment selon les pays.

À vérifier

• Chaque chiffre, date, référence et nom propre est identique dans les deux langues.
• Aucune phrase de l'anglais ne promet un délai, un prix ou une disponibilité absents du français.
• Les formules de politesse de fin de mail correspondent au registre choisi.
• Un anglophone ou une personne de votre équipe qui maîtrise la langue a relu le mail si l'enjeu est commercial ou contractuel.

Les outils de traduction

La documentation de DeepL décrit un paramètre formality pour la traduction par API, avec les valeurs default, more, less, prefer_more et prefer_less. D'après cette page, l'envoi de more ou less vers une langue qui ne supporte pas ce réglage échoue, tandis que les variantes prefer_ reviennent au ton standard. La même page ne donne pas la liste des langues concernées : vérifiez-la avant de compter sur ce réglage.

Dans Microsoft Word, la traduction d'un document entier ouvre une copie traduite dans une nouvelle fenêtre. Selon la page d'aide Microsoft, cette fonction est offerte aux abonnés Microsoft 365 et à Office 2021, avec une connexion Internet. La copie est une traduction automatique, et la page ne prévoit pas de contrôle à votre place.

Ce qu'on ne fait pas avec un mail

Ne collez pas dans un outil une offre de prix complète, un contrat ou un mail contenant des coordonnées de client. Pour une clause contractuelle, passez par un traducteur ; la page sur le traducteur agréé explique quand une traduction automatique ne suffit pas.

Si vos mails en anglais portent sur les mêmes questions d'un jour à l'autre, un agent qui répond à partir de vos documents peut aider. ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.